Як ЧАЕС позбулася паперових документів

Як відомо, в Дирекції НАЕК «Енергоатом» триває впровадження корпоративної системи електронного документообігу (КСЕД). пілотним серед відокремлених підрозділів Компанії через значний досвід електростанції в реалізації й розвитку власної системи електронного документообігу обрано майданчик РАЕС. Новітні методики організації ефективного документообігу запроваджено і запроваджуються в інших організаціях, що перебувають у сфері впливу Атомпрофспілки. Практичні питання застосування інформаційних технологій в системі електронної взаємодії у профспілкових організаціях, використання в роботі номенклатури справ, проходження та обробки, оформлення електронної інформації  цікаві й для профспілкових організацій, адже слугують більш ефективному документообігу.

Уже понад 15 років минуло з тих пір, як на ЧАЕС було вперше впроваджено систему електронного документообігу. За цей час накопичився на атомній електростанції значний досвід електронного документообігу.  Ним ділиться у матеріалі фахівець ЧАЕС.

 Початок

З 2006 року на нашому підприємстві впроваджувалася система електронного документообігу Megapolis.DocNet. Це була ще десктопна версія програми, ми використовували її більш ніж десять років. За цей час технології пішли далеко вперед, особливо в бік вебрішень, і ми задумалися, що й нам пора відмовлятися від десктопної версії системи електронного документообігу (ЕДО) і впроваджувати веборієнтоване рішення, робота в якому буде відбуватися через браузер. Зараз наші користувачі працюють у рішеннях у вебі, зокрема в новій версії Megapolis.DocNet, яку ми впровадили у 2016 році. По суті, ми користуємося новою, модернізованою версією системи, яка працювала на підприємстві з 2006 року.

Масштаби

Для модернізації системи ЕДО ми розгорнули її на власних серверах і дали можливість усім 18 підприємствам, які знаходяться в підпорядкуванні Державного агентства з управління зоною відчуження, працювати на наших потужностях і водночас мати власну схему ЕДО. Після реорганізації, яка сталася на початку 2020 року, залишилося дев’ять підприємств і, відповідно, дев’ять схем. Такий підхід дав нам колосальну швидкість проходження документів і обміну ними як усередині, так і між підприємствами, і, як наслідок, високу швидкість прийняття управлінських рішень.

Якщо говорити про обсяг документообігу, то тільки на нашому підприємстві щодня обробляється близько 200 документів, при цьому в системі одночасно працюють у середньому 500 користувачів, і тільки на нашому підприємстві існує приблизно 40 підрозділів.

Безпека

Усі ми добре пам’ятаємо події 2017 року, коли комп’ютерні мережі багатьох організацій були заражені вірусом Petya, але й без цього питання безпеки комп’ютерних систем ЧАЕС — наш найвищий пріоритет. Після того інциденту на ЧАЕС було проведено дуже багато заходів щодо забезпечення інформаційної та кібербезпеки. Це особливо важливо зараз, коли інформація стає більш цінним ресурсом, ніж матеріальні об'єкти. У процесі роботи станції і виведення її з експлуатації з’являється величезна кількість документів, інформацію про яких необхідно обов’язково зберегти. Тому наявність сертифікатів безпеки КСЗІ в системи ЕДО, яка зараз у нас встановлена, було обов’язковою вимогою.

Розвиток системи

Ще на етапі впровадження вебверсії DocNet ми почали вивчати платформу, на якій вона була розроблена, — UnityBase. У неї відкритий вихідний код, і це дозволяє нам власними силами супроводжувати систему. Ми як і раніше тримаємо зв’язок із розробниками, і вони охоче допомагають нам розвивати систему.

Якщо в процесі експлуатації ЕДО виникають різного роду питання, наші програмісти вже своїми силами розвивають і допрацьовують систему з огляду на потреби підприємства.

На кожному підприємстві відбуваються свої, специфічні бізнес-процеси, причому вони не статичні й можуть змінюватися. Навіть якщо «коробочна» версія системи ЕДО задовольняє ваші запити сьогодні, не факт, що процеси не зміняться за рік під впливом зовнішніхчинників (наприклад, змін у законодавстві). Відкритий вихідний код дає нам можливість своїми силами допрацьовувати систему й модифікувати процеси будь-коли.

Підготування до впровадження, власний досвід

— Ніколи не треба слухати кінцевого користувача. Правила на підприємстві встановлює власник або найвище керівництво. Головне, щоб у топменеджменту було розуміння того, що час уже прийшов і необхідно позбавлятися паперового документообігу й переходити на ЕДО. Якщо слухати кінцевого користувача, впровадження ще довго не відбудеться.

— Яку систему б ви не вибрали, перед впровадженням необхідно оцінити продуктивність вашого обладнання. Воно не тільки має мати необхідну потужність, але й мати досить місця для зберігання великих масивів інформації.

— Перед впровадженням ЕДО обов’язково потрібно провести класифікацію всіх документів, які створюються й обробляються на підприємстві. Необхідно чітко розуміти структуру документообігу, інакше потім доведеться все перебудовувати заново.

 Ефект від впровадження системи ЕДО

Переваги систем ЕДО очевидні: після впровадження ЕДО паперовий документообіг скоротився колосально, збільшилася швидкість проходження документів і, як наслідок, швидкість прийняття управлінських рішень. Якщо на початку експлуатації системи багато хто ставився до неї з недовірою й побоюванням, то через рік ми зіткнулися з такою ситуацією: якщо ми навіть на дуже короткий період зупиняємо систему для проведення технічних робіт, співробітники станції, які використовують ЕДО у своїй роботі, кажуть, що не хочуть повертатися до паперового документообігу і просять якомога швидше запустити систему ЕДО, щоби вони могли нормально працювати.

Інтеграція систем

У нас на підприємстві є система бухгалтерського обліку, яка має модуль управління персоналом — стара десктопна версія, яку ми найближчим часом збираємося міняти на якесь більш сучасне рішення. Ми вже написали скрипти, які забирають із неї необхідні дані в доменну структуру. Тепер усі системи підприємства, яким необхідна та чи інша інформація, мають змогу звідти її отримати — зокрема дані з персоналу і структури підприємства безпосередньо використовуються в системі ЕДО.

Мобільна версія

Ми також користуємося мобільним додатком Megapolis.DocNet. Його переваги ми особливо оцінили під час карантину через COVID-19. Як і більшість підприємств, ми йшли на вимушений простій, але повністю закрити ЧАЕС ми не можемо: підприємство має функціонувати постійно — така його специфіка. Саме в цей період керівники вищої й середньої ланки активно використовують мобільний додаток.

Строки впровадження

Строк впровадження залежить від оргструктури підприємства і складності бізнес-процесів. Технічно впровадити систему ЕДО нескладно. Усе можна налаштувати і, якщо треба, дописати. На мою думку, найскладнішний елемент впровадження — людський фактор. Кінцевий користувач — єдина серйозна перешкода в цьому процесі. Люди в більшості своїй консервативні й бояться змін, але за деякий час після впровадження вони вже не можуть уявити свою роботу без цієї системи.

Підсумки

Більш ніж 80% всього документообігу ЧАЕС уже переведено в електронний формат. Є деякі різновиди документів, які все ще необхідно зберігати на папері, це питання регулюється на законодавчому рівні. Ми продовжуємо співпрацю з розробниками, постійно тримаємо контакт, вносимо свої пропозиції щодо поліпшення системи і, головне, отримуємо зворотний зв’язок.

Сергій Гончаров,

начальник відділу інформаційних технологій і обчислювальних систем ДСП «Чорнобильська АЕС»