Правова служба ЦК Атомпрофспілки інформує
Правова служба ЦК Атомпрофспілки інформує
Є Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій… Міністерство юстиції України своїм наказом від 14 березня 2013 року № 430/5 (зареєстрований у Міністерстві юстиції України 18 березня 2013 року за № 428/22960) затвердило Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду.
Перелік розроблено відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004.
Під час розроблення цього нормативно-правового акта використано Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884).
До цього Переліку включено види документів, що можуть бути використані для підтвердження законних прав та інтересів громадян. Зокрема, за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються довідки, витяги із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Перелічені вище документи призначені для подальшого їх надання особою, що оформлює пенсію, відповідним органам Пенсійного фонду України, які у свою чергу визначають наявність підстав і права особи на пенсію.
Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма установами, підприємствами, організаціями, що не належать до джерел формування Національного архівного фонду при визначенні строків зберігання документів під час проведення їх експертизи цінності у зв’язку з ліквідацією організації.
Перелік має на меті забезпечення збереженості документів для їх подальшого використання при виконанні запитів соціально-правового характеру відповідно до вимог чинного законодавства.
Наведений вище Перелік використовується при відборі документів та підготовці описів справ, що підлягають передаванню до архівних установ у зв’язку з ліквідацією організації.
За Переліком типових документів деяким видам документів встановлено строк зберігання «До ліквідації організації» (це означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а у разі ліквідації організації документи підлягають повторній експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються до архівних установ).
У цьому Переліку для полегшення проведення повторної експертизи цінності документів ліквідованих організацій включено види документів, що використовуються архівними установами під час виконання запитів соціально-правового характеру відповідно до вимог чинного законодавства і яким визначено строк зберігання 75 років.
Експертиза цінності документів в організаціях та порядок передавання документів у разі їх ліквідації здійснюються згідно з чинним законодавством.
За результатами експертизи цінності для подальшого зберігання відбираються окремі види документів, зазначені у цьому Переліку, і передаються за описами справ до створених місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території (району, міста), та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.
Якщо такі архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до центральних і галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій (далі — державні архівні установи), архівних установ міських рад міст республіканського (Автономної Республіки Крим), обласного значення (далі — архівні відділи міських рад).
Внесення документів до описів справ у разі ліквідації організацій визначається експертно-перевірними комісіями та експертними комісіями державних архівних установ, архівних відділів міських рад.
Контроль за правильністю застосування Переліку здійснюють Державна архівна служба України та уповноважені нею державні архівні установи та архівні відділи міських рад.
Дмитро Бондаренко,
юрист ЦК Атомпрофспілки